BEKERJA PADA MS.ACCESS

A. Membuat Form

1. Membuat atau Merancang Form

Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Kita memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto Kita maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record record yang memenuhi kriteria tertentu.

2. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard

Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.

Sebelum membuat form, terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Dataku. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Data Siswa dengan struktur tabel sebagai berikut :

Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :

a. Buka tabel Data Siswa

b. Klik tab Create.

c. Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard.

d. Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.

Apabila ingin memilih salah satu field, kita bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >. Untuk memilih semua field klik tombol >>. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.

e. Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :

o Columnar

o Tabular

o Datasheet

o Justified

Pilih Columnar lalu klik Next.

f. Pada form ketiga, kita bisa memilih style yang kita suka. Pilih Access 2007 lalu klik Next.

g. Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. Pada form tersebut, kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Data Siswa pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Klik Finish untuk melihat hasil formnya.

h. Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut:

i. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.

j. Setelah itu kita dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol New (Blank) Record.

3. Mengubah Desain Form

Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik, kita harus melakukan perubahan. untuk melakukan perubahan tersebut, kita bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :

a. Buka kembali Database Dataku. Pada jendela Navigation Pane, klik kanan form Data Siswa dan pilih Design View.

b. Selanjutnya muncul tampilan berikut.

c.

d. Sekarang coba kita merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Misal judulnya diubah menjadi “Data Siswa SMK Negeri 1 Sendawar”, hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut.

e. Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design => pada ribbon yang tampil pilih View => Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.

4. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form

Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis, langkahnya sebagai berikut :

a. Buat dulu table daftar nilai sebagai berikut

b. Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Dataku. Masuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata. Keduanya memiliki tipe data Number.

c. Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada. Buat form dengan menggunakan Form Wizard. Hasilnya dapat kita lihat seperti berikut :

d. Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: kita masuk ke Design View dari Penilaian. Klik ganda textbox jumlah nilai. Jika kita mengklik dengan benar, maka akan muncul properties box seperti pada gambar. Jika Control Source diklik, akan muncul tombol disebelah kanan kotak Jumlah Nilai.

e. Jika tombol tersebut diklik, kita akan memasuki Expression Builder.

f. Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan, caranya :

o Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “), kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah.

o Klik sekali tanda tambah (+), lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah, dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung dimasukkan.

g. Hasilnya dapat kita lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan persamaan, klik OK.

h. Jika telah berhasil mencapai langkah ini, simpan hasil kerja kita. Selanjutnya keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. Maka akan diperoleh hasil seperti gambar berikut.

5. Menambah Fungsi Seleksi pada Form

Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif, sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna. Sebagai contoh, jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 6, maka siswa dinyatakan lulus, jika sebaliknya maka siswa tidak lulus, dapat juga diberi batasan, jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 8 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa, sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup.Untuk menyelesaikan kasus tersebut, Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Format dari fungsi ini adalah :

IIf(Pernyataan, A, B)

Maksud dari fungsi tersebut, jika pernyataan benar, maka yang diambil adalah nilai A, namun jika pernyataan salah, maka yang diambil adalah nilai B. Sekarang, untuk contoh kasus Database Dataku ini, kita buat syarat- syarat, sebagai berikut :

a. Nilai rata-rata ≥ 8; keterangan = Istimewa

b. Nilai rata-rata < 8; keterangan = Cukup

Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi kita mempelajari fungsi seleksi ini. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

Ø Buka kembali Design View dari form Penilaian. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder.

Ø Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.

=IIf([RATA-RATA]>=8,”Istimewa”,”Cukup”)

Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi, karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan.

o Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”).

o Penulisan yang tepat adalah IIf. Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.

o Perhatikan tanda kurung buka.

o Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka), gunakan tanda kutip dua(“ “). Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup!

o Klik OK, simpan hasil perubahan yang kita lakukan dengan menekan Ctrl+S.

Ø Selanjutnya, buka kembali form Penilaian. Kita akan melihat bahwa keterangan siswa telah berubah.

Ø Setelah kita mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder, mungkin kita akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. Misalnya, nilai 8 – 10 adalah istimewa, 7 – 8 adalah baik, 6 – 7 adalah kurang, sedangkan kurang dari 6 dapat diberi keterangan tidak lulus.

6. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard

Dalam hal ini, asumsikan bahwa kita sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Selain mudah dan
praktis, pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Tetapi dari kedua alat tersebut, penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya.

Sebelum kita mulai memasukkan data, kita harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form.

a. Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain kita dapat menekan tombol Enter, Tab, dan Arrow (panah).

b. Jika kita telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada field terakhir.

c. Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya, kita dapat menekan tombol Page Up.

Selanjutnya kita dapat mulai memasukkan data pada form, perhatikan langkah berikut :

Ø Buka form yang telah dibuat, misalnya form Penilaian.

Ø Setelah form terbuka, kita bisa mulai mengisikan data. Jika lembar form telah terisi kita harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan Page Down atau dengan menekan icon pada form.

Ø Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai selesai.

Ø Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.

7. Memeriksa Hasil Entry Data

Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. Sebagai contoh, sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Caranya adalah sebagai berikut:

a. Buka tabel Penilaian. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data.

b. Data yang baru dimasukkan ada pada tabel, artinya data yang dimasukkan tersimpan. Kita bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum.

Kita juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian, kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian.

Keterangan :

o Tombol                     digunakan untuk menuju ke record pertama.

o Tombol                     digunakan untuk menuju ke record sebelumnya.

o Kotak                       digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan.

o Tombol                     digunakan untuk menuju ke record berikutnya.

o Tombol                     digunakan untuk menuju ke rocord terakhir.

8. Mencetak Hasil Entry Data

Ada baiknya yang sudah kita masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar kita mempunyai arsip data tersebut secara fisik. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :

a. Tekan tombol office => Print atau Ctrl+P.

b. Klik All untuk mencetak semua data.

c. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita dapat menggunakan tombol properties.

d. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai.

A. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA

Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. Kebutuhan dan
minatmu dapat berubah seiring kita tumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Sementara, informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi berharga. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari, kita mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahan- perubahan pada data yang dimiliki, ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data.

1. Memilih Field dan Record

Kita harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara, untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini :

Pilihan

Perintah

Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut.
Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampaimelintasi beberapa sel yang ingin dipilih.
Sebuah Kolom Klik pada pisisi selektor Kolom.
Beberapa Kolom Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai kebutuhan.
Sebuah record Klik pada pisisi selektor baris.
Beberapa record Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuaidengan kebutuhan.
Semua Record
  • Klik tombol Select All pada selector baris.
  • · Pilih perintah Select All Record dari menu Edit.
  • Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard.

2. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit, Panah atas, panah bawah, Page Up, Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu Kita dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut :

Pindah Ke

Perintah Klik

Awal record First Record
Akhir record Last record
Record Sebelumnya Previus Record
Record berikutnya Next Record
Record Baru New Record
Record tertentu Search atau tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Kita inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter.

B. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA

Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis
data. Pada Microsoft Access, update data dapat dilakukan melalui tabel, query dan form. Pada modul ini, update data akan dilakukan melalui tabel dan query.

1. Update Data Melalui Tabel

Untuk meng-update data melalui tabel, bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu. Misalkan kita ingin meng-uodate data pada tabel “Data Siswa” yang kita buat sebelumnya. Langkahnya sebagai berikut :

a. Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya. Selanjutnya buka tabel Data Siswa.

b. Kita bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini.

Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Watin dan
Romaniah. Caranya, klik kanan pada selektor kolom, lalu pilih New Record, seperti pada gambar.

c. Selanjutnya masukkan data dari Watin dan Romaniah dengan benar.

d. Setelah data selesai di update, klik Tombol Office => Save.

e. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office => Close Database.

2. Update Data Melalui Query

a. Membuat Query

Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik query adalah tabel juga. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.

Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. Sebelum membuat query, tabel-tabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :

Ø Klik tab Database Tools.

Ø Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide.

Ø Timbul sebuah tampilan relationship. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add.

Ø Setelah memilih kemudian klik Close.

Ø Untuk membuat sebuah relasi antar tabel kita bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda. Sebagai contoh kita klik field NIS yang ada di tabel Data Siswa kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di tabel Penilaian. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.

Setelah kita selesai membuat relasi antar tabel, maka sekarang bisa dimulai membuat query. Terdapat dua cara membuat query yaitu :

o Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

o Membuat Query dengan Query Design

1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :

Ø Buka Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.

Ø Klik tab Create.

Ø Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.

Ø Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard lalu klik OK.

Ø Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:

  • · Pada kotak daftar pilihan Table/Query, pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan, misal:

– Tabel Data Siswa nama field yang diinginkan NIS, NAMA PESERTA DIDIK, KELAS, dan JURUSAN.

– Tabel Daftar Nilai nama field yang diinginkan yaitu JUMLAH dan KETERANGAN.

  • · Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini.

Ø Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. Pada form Simple Query Wizard pilih Detail (Shows every field of every record). Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat. Selanjutnya klik Next.

Ø Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view). Klik Finish.

2) Membuat Query dengan Query Design

Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:

Ø Bukalah Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.

Ø Klik tab Create.

Ø Klik Query Design di bagian Other.

Ø Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add. Lalu klik Close.

Ø Pada jendela yang tampil, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan, antara lain :

  • · Pada kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih tabel yang diinginkan. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field, pilih dan klik nama field yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya.
  • · Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya.
  • · Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong.

Ø Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Run yang ada di bagian Results, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.

Ø Kemudian simpan query tersebut dengan nama Data Siswa Query.

3) Menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query

Ø Buka query Data Siswa Query. Masuk ke dalam Design View, pada kolom jumlah nilai, ketikkan rumus berikut :

JUMLAH:[Bahasa Indonesia]+[Bahasa Inggris]+[Matematika]

Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View.

Ø Selanjutnya, kamu dapat melihat query Data Siswa Query telah menunjukkan jumlah nilai siswa.

Ø Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query, beri tanda checklist pada kolom rata-rata di Design View, kemudian ketikkan persamaan berikut:

RATA-RATA:[JUMLAH]/3

Ø Simpan perubahan yang kita lakukan dan keluarlah dari Design View. Selanjutnya, buka kembali Data Siswa Query. Hasilnya sebagai berikut.

Ø Kita dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom rata- rata pada jendela Design View, kemudian klik Properties.

Ø Ubah Format pada field properties menjadi Standard.

Ø Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Data Siswa Query dengan cara klik View => Datasheet View.

b. Update data melalui query

Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. Berikut langkah-langkahnya :

1) Buka basis data Database Dataku, kemudia masuklah ke Data Siswa Query.

2) Pada record terakhir, masukkan data yang ingin kita tambahkan dengan tepat. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015, Nama Siswa: Bayu, Kelas: X TKJ 2, Bind: 7, Bingg: 8, Mtk: 7.

3) Simpan hasil perubahan yang dilakukan.

C. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA

Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. Oleh karena itu, data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk, yaitu dengan men-delete (menghapus) record, menghapus field, dan menghapus tabel.

1. Menghapus Record

Sebelum menghapus data dalam bentuk record, kita harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Data Siswa. Berikut langkah-langkahnya :

a) Buka tabel Data Siswa, kemudian pilih record yang hendak dihapus. Misalnya, jika kita menginginkan record dari siswa bernama Silvia untuk dihapus, maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record. Atau kita juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home => Delete.

b) Setelah memilih Delete Record, kita akan dihadapkan pada dialog box. Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus, atau pilih No untuk membatalkan penghapusan data.

2. Menghapus Field

Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format Design View. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Buka kembali basis data Database Dataku.

b. Selanjutnya, buka Design View dari tabel Data Siswa.

c. Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. Jika field yang ingin dihapus adalah field NAMA WALI, maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows.

d. Selesai mengklik perintah Delete Rows, akan keluar jendela validasi. Jendela tersebut berisi pilihan Yes jika kita hendak menghilangkan field secara permanen dan pilihan No jika kita ingin membatalkan penghapusan.

3. Menghapus Tabel

Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. Jika terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi, maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan
penyimpanan data di dalam basis data. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :

a. Buka jendela Navigation Pane.

b. Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan, tabel Data Siswa).

c. Klik kanan tabel Data Siswa, kemudian pilih Delete.

d. Setelah memilih Delete, akan muncul kotak konfirmasi. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi, kecuali kita memasukkan ulang data tersebut. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data.

D. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA

Setelah data di-update, sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report. Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :

1. Buka kembali file basis data Database Dataku.

2. Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya.

3. Klik tab menu Create, lalu klik/pilih                 , akan muncul gambar berikut.

4. Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu, atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Klik Next.

5. Klik Next lagi, lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru), kemudian klik Next.

6. Pilih layout untuk report yang kita buat. Misalnya layout yang dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.

7. Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya.

8. Selanjutnya tentukan Style (gaya) dari report yang akan ditampilkan.

9. Setelah kita memilih salah satu style yang tersedia, klik Next.

10. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view). Klik Finish.

11. Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.

12. Setelah report dibuat, kita bisa memeriksa data-data melalui Report.

E. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA

Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data, kita dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya, yaitu :

1. Tekan Tombol Office

2. Print atau Ctrl+P, maka akan tampil gambar berikut.

3. Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak, pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data.

4. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita dapat menggunakan tombol Properties.

5. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai, maka tabel akan tercetak beserta datanya.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s