MENGENAL MS.ACCES

PENGOPERASIAN SOFTWERE APLIKASI

BERBASIS DATA

A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE)

1. Pengertian Database

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu system manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut.

Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain.

2. Mengenal Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Kita dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

3. Database Dalam Access 2007

Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau obyek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun obyek- obyek tersebut antara lain :

Obyek

Fungsi

Table Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
Query Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan
Form Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir
Report Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu :

Ø Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record).

Ø Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.

Ø Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.

4. Memulai Microsoft Access 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007, ikuti langkah sebagai berikut :

a. Klik Start

b. Pilih All Programs

c. Pilih Microsoft Office

d. Pilih dan klik Microsoft Office Access 2007

e. Sehingga muncul tampilan sebagai berikut

Pada tampilan awal tersebut, klik salah satu pilihan berikut :

  • · Blank Database jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007.
  • · Feature Online Template jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site.

Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan yang ada di Feature Online Templates.

5. Membuat Database Baru

Untuk membuat sebuah database baru, langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New Blank database pada bagian Microsoft Office Button.

b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database, isikan alamat beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis.

c. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database.

d. Sehingga ditampilkan lembar kerja access sebagai berikut

6. Membuka File Database

Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara :

a. Klik Office Button

b. Lalu klik Open.

c. Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database.

d. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu langkah berikut :

  • · Double klik file database untuk membukanya.
  • · Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya.

7. Menutup File Database yang Aktif

Untuk menutup database yang sedang aktif, langkah-langkahnya sebagai
berikut :

a. Klik Office Button

b. Klik tombol Close Database (Ctrl+W).

8. Mengakhiri Access 2007

Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007, Kita tinggal mengklik tombol Close dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard.

BEKERJA DENGAN ALIKASI

MS.ACCESS

A. Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007

1. Pengertian Tabel

Selain objek utama sebuah database, sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus, seperti data peserta didik, data guru, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data.

Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan.

Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel :

Jenis Data

Keterangan

Text Untuk pemasukan huruf, angka, simbol, dan spasi. Jumlah karakter maksimum 255 karakter.
Memo Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter.
Number Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Bisa menampung hingga 255 karakter.
Date/Time Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam, menit.
Currency Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.
AutoNumber Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah.
Yes/No Untuk menampung dua macam keadaan, Yes (ya) atau No (tidak)
Ole Object Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB.
Hyperlink Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi denganalamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu.
Lookup Wizard Memungkinkan Kita untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.

2. Merancang Tabel

Untuk membuat sebuah tabel baru, Kita dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :

a. Buka file database yang Kita inginkan atau buat sebuah database baru.

b. Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka secara otomatis akan muncul tampilan table1 dalam format Datasheet View. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu : pilih tab datasheet => klik view => pilih design view.

c. Maka secara otomatis otomatis Kita akan diminta memasukkan nama tabel. Ketikkan nama Data Siswa. Lalu tekan OK.

d. Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus nama field tersebut.

e. Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini :

f. Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).

g. Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.

h. Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang Kita buat pada field di sebelahnya.

i. Pada saat mengisi nama field, Kita perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai berikut :

  • · Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS.
  • · Pilih tab Design => klik Primary Key.

j. Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :

Perintah

Kegunaan

Field Size Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut
Format Untuk menentukan format tampilan data
Input Mask Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di layar
Decimal Place Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
Caption Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form, atau laporan
Default Value Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali
Validation Rule Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Kita masukkan dalam sebuah database
Validation Text Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule
Required Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record
Allow Zero Length Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null
Indexed Untuk membuat index pada field yang disorot

k. Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.

3. Merancang Tabel dengan Entering Data

Untuk membuat sebuah tabel baru, pengguna juga bisa menggunakan
fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :

a. Buka file database yang diinginkan, kemudian pada tab Create klik Table.

b. Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut :

c. Untuk menggantikan nama field tersebut di atas, klik kanan kolom yang akan diganti. Kemudian pilih Rename Column. Untuk selanjutnya lakukan untuk menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga tampilannya seperti berikut:

4. Modifikasi Tabel

Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat. Misalkan mengganti field, menambah atau menyisipkan field, ataupun menghapus field tersebut. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut :

  • · Memperbaiki nama field (Field Name)
  • · Memperbaiki jenis data (Data Type)
  • · Memindahkan letak field
  • · Menyisipkan/menambah field
  • · Menghapus field

a. Memperbaiki Nama Field (Field Name)

Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut :

1) Buka field tabel yang ingin diperbaiki, misalkan tabel Data Siswa.

2) Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru. Contoh ganti nama field Nama Siswa diganti dengan Nama Peserta Didik.

b. Memperbaiki Jenis Data (Data Type)

Untuk memperbaiki jenis data, caranya sebagai berikut :

1) Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK.

2) Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK, lalu klik di bagian Data Type.

3) Pilih tipe data Number.

4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.

c. Memindahkan Letak Field

Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :

1) Misalkan pindahkan letak field ALAMAT dan letakkan setelah field NAMA WALI.

2) Aktifkan kursor pada field ALAMAT lalu klik.

3) Tekan dan geser (drag dan drop) field ALAMAT lalu arahkan ke field NAMA WALI lalu lepas mousenya.

4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.

d. Menyisipkan/Menambah Field

Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :

1) Misal sisipkan field JURUSAN, dengan data typenya text, sedangkan lebarnya 20 dan letakknya setelah field JK.

2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah JK lalu klik.

3) Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.

4) Lalu ketik nama field JURUSAN.

5) Simpan kembali struktur tabel tersebut.

e. Menghapus Field

Cara menghapus field adalah sebagai berikut :

1) Misal hapus field JK.

2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.

3) Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.

5. Mengubah Ukuran Data

Seperti halnya field, data/record pun dapat diubah ukurannya, baik lebar kolom maupun tinggi baris data.

a. Mengubah lebar kolom

1) Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.

2) Masuk ke tab Home.

3) Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih Column Width sehingga muncul :

4) Pada kotak isian Column Width, isikan angkanya.

5) Klik OK.

Keterangan :

Standard Width   : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom

semula (standar).

Best Fit                : Mengubah lebar kolom sesuai dengan

banyaknya karakter pada kolom data.

b. Mengubah tinggi baris

1) Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.

2) Masuk ke tab Home.

3) Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga muncul :

4) Pada kotak isian Row Height, isikan angkanya.

5) Klik OK.

6. Menyisipkan/Menambah Data

Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :

a. Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan.

b. Masuk ke tab Home.

c. Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record.

7. Menghapus Data

Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi, langkahnya sebagai berikut :

a. Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus.

b. Masuk ke tab Home.

c. Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record.

8. Mengurutkan Data (Data Sort)

Kita dapat mengurutkan data dengan cara re;atif cepat dan singkat, baik
diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending, langkahnya sebagai berikut :

a. Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.

b. Masuk ke tab Home.

c. Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter.

Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama dengan Ascending, hanya tombolnya yang berbeda.

9. Mencetak Tabel

Untuk mencetak tabel yang telah dibuat, langkah-langkahnya sebagai
berikut :

a. Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.

b. Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya, kemudian klik Office Button => Print. Selanjutnya muncul jendela Print. Kita bisa melakukan pengaturan pada jendela Print. Selanjutnya OK.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s